Ochrana osobných údajov
1. Základné ustanovenia
Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť NOVOCHEMA, družstvo, so sídlom Nixbrod 28, 934 39 Levice (ďalej len „prevádzkovateľ“), ktorá v rámci svojej podnikateľskej činnosti spracúva osobné údaje fyzických osôb. Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov postupuje v súlade s platnými právnymi predpismi, najmä s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov.
Prevádzkovateľ dbá na to, aby osobné údaje boli spracúvané výlučne na vopred stanovené a legitímne účely, a to len v rozsahu nevyhnutnom na ich naplnenie. Pri spracúvaní osobných údajov uplatňuje zásady zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, minimalizácie údajov, správnosti, obmedzenia uchovávania a integrity a dôvernosti. Zároveň prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zmenou, stratou alebo zneužitím.
2. Aké údaje spracúvame
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len v takom rozsahu, ktorý je nevyhnutný na riadne vybavenie objednávky, splnenie zmluvných povinností a zabezpečenie efektívnej komunikácie so zákazníkom. Rozsah spracúvaných údajov je vždy primeraný konkrétnemu účelu a prevádzkovateľ dbá na to, aby nedochádzalo k zhromažďovaniu údajov nad rámec nevyhnutnosti.
V rámci objednávkového procesu a následného plnenia zmluvy spracúvame najmä identifikačné a kontaktné údaje, ktorými sú meno a priezvisko zákazníka, fakturačná a dodacia adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo. Tieto údaje sú potrebné na správne spracovanie objednávky, vystavenie účtovných dokladov, doručenie tovaru a zabezpečenie komunikácie v prípade otázok alebo riešenia reklamácií.
Ďalej spracúvame údaje o objednávkach, ktoré zahŕňajú informácie o zakúpených produktoch, dátume objednávky, spôsobe platby a doručenia. Tieto údaje sú nevyhnutné na evidenciu objednávok, plnenie zákonných povinností v oblasti účtovníctva a na účely prípadného riešenia reklamácií alebo sporov.
Pri návšteve webovej stránky môžu byť automaticky spracúvané aj technické údaje, ako je IP adresa, údaje získané prostredníctvom cookies a informácie o správaní používateľa na stránke. Tieto údaje slúžia najmä na zabezpečenie správneho fungovania webovej stránky, zlepšovanie používateľského zážitku, analýzu návštevnosti a prípadne aj na marketingové účely, ak s tým používateľ vyjadril súhlas.
3. Účel spracovania údajov
Osobné údaje spracúvame výlučne na konkrétne, jasne vymedzené a legitímne účely, ktoré súvisia s našou podnikateľskou činnosťou a poskytovaním služieb prostredníctvom e-shopu.
Osobné údaje spracúvame predovšetkým za účelom riadneho vybavenia objednávky a dodania tovaru. To zahŕňa prijatie a spracovanie objednávky, jej evidenciu v systéme, prípravu a odoslanie tovaru, ako aj odovzdanie nevyhnutných údajov prepravnej spoločnosti, aby bolo možné zabezpečiť doručenie zásielky na správnu adresu.
Ďalším účelom spracovania je vystavenie účtovných a daňových dokladov, ktoré je prevádzkovateľ povinný realizovať v súlade s platnou legislatívou. Ide najmä o vystavenie faktúr, ich evidenciu a archiváciu v zákonom stanovenej lehote, ako aj plnenie ďalších povinností vyplývajúcich z účtovných a daňových predpisov.
Údaje využívame aj na účely komunikácie so zákazníkom. Táto komunikácia môže zahŕňať potvrdenie objednávky, informovanie o stave objednávky, odpovede na otázky, riešenie požiadaviek zákazníka alebo poskytovanie podpory v súvislosti s používaním našich produktov či služieb.
Osobné údaje spracúvame aj za účelom vybavenia reklamácií a uplatňovania práv zo zodpovednosti za vady. V tomto prípade sú údaje potrebné na identifikáciu zákazníka, overenie nákupu, komunikáciu počas reklamačného procesu a jeho riadne ukončenie v súlade s platnými právnymi predpismi.
Na základe udeleného súhlasu môžu byť osobné údaje spracúvané aj na marketingové účely, najmä na zasielanie obchodných oznámení, informácií o novinkách, akciách alebo špeciálnych ponukách. Tento súhlas je dobrovoľný a dotknutá osoba ho môže kedykoľvek odvolať, pričom jeho odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
4. Právny základ spracovania
Osobné údaje dotknutých osôb spracúvame výlučne na základe platných právnych základov v súlade s príslušnými ustanoveniami GDPR a súvisiacich právnych predpisov. Každé spracúvanie osobných údajov je viazané na konkrétny právny dôvod, pričom prevádzkovateľ dbá na to, aby bol tento dôvod riadne určený a zdokumentovaný.
Jedným zo základných právnych dôvodov spracúvania osobných údajov je plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Tento právny základ sa uplatňuje najmä pri spracovaní objednávok, dodaní tovaru, komunikácii so zákazníkom či vybavovaní reklamácií, kde je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na riadne splnenie zmluvného vzťahu medzi prevádzkovateľom a zákazníkom.
Osobné údaje ďalej spracúvame aj z dôvodu plnenia zákonných povinností, ktoré sa na prevádzkovateľa vzťahujú. Ide najmä o povinnosti vyplývajúce z právnych predpisov v oblasti účtovníctva, daní, archivácie dokumentov či ochrany spotrebiteľa. V týchto prípadoch je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na splnenie povinností uložených zákonom, a preto sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby.
V určitých prípadoch môže prevádzkovateľ spracúvať osobné údaje aj na základe svojho oprávneného záujmu. Takýmto záujmom môže byť napríklad ochrana majetku, zabezpečenie IT systémov, prevencia podvodov, evidencia a uplatňovanie právnych nárokov alebo zlepšovanie kvality poskytovaných služieb. Pri tomto právnom základe prevádzkovateľ vždy posudzuje, či jeho oprávnený záujem neprevažuje nad právami a slobodami dotknutej osoby.
V prípadoch, keď neexistuje iný právny základ, spracúvame osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby. Ide najmä o marketingové účely, ako je zasielanie obchodných oznámení, newsletterov alebo informácií o novinkách a akciách. Súhlas je poskytovaný dobrovoľne, konkrétne a informovane, pričom dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
5. Doba uchovávania údajov
Osobné údaje uchovávame len po dobu, ktorá je nevyhnutná na splnenie účelu, na ktorý boli získané, pričom vždy rešpektujeme zásadu minimalizácie uchovávania a príslušné právne predpisy.
V prípade údajov spracúvaných na účely plnenia zmluvy uchovávame osobné údaje počas trvania zmluvného vzťahu, teda po dobu potrebnú na riadne vybavenie objednávky, dodanie tovaru a zabezpečenie súvisiacej komunikácie so zákazníkom. Po ukončení zmluvného vzťahu môžu byť niektoré údaje naďalej uchovávané, ak je to potrebné na ochranu práv a oprávnených záujmov prevádzkovateľa, napríklad v prípade riešenia sporov alebo reklamácií.
Osobné údaje, ktoré je prevádzkovateľ povinný spracúvať na základe zákonných povinností, uchováva po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi. Ide najmä o účtovné a daňové doklady, ktoré je potrebné archivovať po dobu 10 rokov v súlade s platnou legislatívou.
V prípade, že sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu dotknutej osoby, napríklad na marketingové účely, uchovávame tieto údaje po dobu trvania udeleného súhlasu, respektíve do jeho odvolania. Dotknutá osoba má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať, pričom odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
6. Príjemcovia údajov
Vaše osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytnuté tretím stranám, ktoré sa podieľajú na zabezpečení prevádzky e-shopu, plnení zmluvných povinností a poskytovaní súvisiacich služieb. Ide najmä o prepravnú spoločnosť GEIS, ktorej sú údaje poskytované za účelom doručenia objednaného tovaru na adresu zákazníka.
Ďalej môžu byť osobné údaje sprístupnené poskytovateľom účtovných a právnych služieb, a to výlučne za účelom splnenia zákonných povinností prevádzkovateľa, najmä v oblasti účtovníctva, daní a právnej agendy. V rámci technického zabezpečenia e-shopu môžu byť údaje spracúvané aj poskytovateľmi IT služieb a e-shop riešení (platformami WordPress a WooCommerce), ktoré zabezpečujú fungovanie a správu online predaja.
Na základe udeleného súhlasu môžu byť osobné údaje spracúvané aj prostredníctvom nástroja na email marketing Ecomail, ktorý slúži na zasielanie obchodných oznámení, noviniek a marketingových ponúk.
7. Cookies
Webová stránka prevádzkovateľa používa súbory cookies a podobné technológie, ktoré slúžia na zabezpečenie jej správneho fungovania, zlepšovanie používateľského zážitku a optimalizáciu poskytovaných služieb. Cookies sú malé textové súbory, ktoré sa ukladajú do zariadenia používateľa pri návšteve webovej stránky a umožňujú rozpoznať používateľa pri jeho ďalších návštevách.
Niektoré cookies sú nevyhnutné na zabezpečenie základných funkcií webovej stránky, ako je napríklad správne fungovanie nákupného košíka, prihlasovanie používateľa alebo zabezpečenie bezpečnosti stránky. Bez týchto cookies by webová stránka nemohla fungovať správne.
Ďalšou kategóriou sú analytické cookies, ktoré nám pomáhajú porozumieť správaniu návštevníkov na webovej stránke. Prostredníctvom nich získavame anonymizované údaje o návštevnosti, pohybe používateľov na stránke či výkonnosti jednotlivých častí webu, čo nám umožňuje stránku neustále zlepšovať.
Na základe súhlasu používateľa môžu byť využívané aj marketingové cookies, ktoré slúžia na zobrazovanie relevantných reklám a marketingových ponúk, ako aj na meranie účinnosti marketingových kampaní.
Používateľ má možnosť rozhodnúť sa, ktoré typy cookies povolí. Svoj súhlas môže udeliť alebo odmietnuť prostredníctvom cookie lišty pri prvej návšteve webovej stránky, prípadne môže používanie cookies upraviť alebo úplne zakázať v nastaveniach svojho internetového prehliadača. Upozorňujeme však, že obmedzenie niektorých typov cookies môže mať vplyv na funkčnosť webovej stránky a používateľský komfort.
8. Vaše práva
Ako dotknutá osoba máte právo na prístup k svojim osobným údajom a informáciám o ich spracúvaní. V prípade, že sú údaje nepresné alebo neaktuálne, môžete požiadať o ich opravu. Za určitých podmienok máte právo na vymazanie osobných údajov alebo na obmedzenie ich spracúvania.
Máte tiež právo na prenositeľnosť údajov k inému prevádzkovateľovi a právo namietať proti spracúvaniu, najmä ak ide o spracúvanie na základe oprávneného záujmu alebo na marketingové účely. Ak sa domnievate, že došlo k porušeniu Vašich práv, máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
9. Zabezpečenie údajov
Prevádzkovateľ prijal primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zneužitím, stratou, poškodením alebo neoprávnenou zmenou. Tieto opatrenia zahŕňajú najmä zabezpečenie IT systémov, používanie prístupových práv a hesiel, pravidelnú aktualizáciu softvéru, ako aj ochranu dát prostredníctvom šifrovania a zálohovania.
Organizačné opatrenia zahŕňajú najmä obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré sú viazané povinnosťou mlčanlivosti, a zabezpečenie toho, aby s osobnými údajmi nakladali výlučne v rozsahu nevyhnutnom na plnenie svojich pracovných úloh. Prevádzkovateľ zároveň pravidelne prehodnocuje prijaté opatrenia a prispôsobuje ich aktuálnym bezpečnostným požiadavkám a technologickému vývoju.
10. Kontaktné údaje
V prípade akýchkoľvek otázok, požiadaviek alebo uplatnenia Vašich práv v súvislosti so spracúvaním osobných údajov nás môžete kontaktovať prostredníctvom e-mailu na adrese obchodne@novochema.sk alebo písomne na adrese sídla spoločnosti NOVOCHEMA, družstvo, Nixbrod 28, 934 39 Levice.
11. Záverečné ustanovenia
Tieto podmienky nadobúdajú účinnosť dňom ich zverejnenia na webovej stránke e-shopu a zostávajú v platnosti až do ich aktualizácie alebo nahradenia novou verziou.